E-Mails müssen eine Signatur haben.

Vom Grundsatz her geht es um die E-Mail Kommunikation in Deutschland und nicht nach Deutschland. Daher gelten die entsprechenden bundesdeutschen handelsrechtlichen Regelungen für deutsche Firmen mit Sitz in Deutschland sowie auf deutsche Firmen mit Sitz im Ausland, bei der die E-Mail Kommunikation von einer inländischen Zweigstelle ausgeht bzw. für ausländische Gesellschaften mit ebenfalls einer Zweigstelle in Deutschland.

Es hat tatsächlich wieder mit Europarecht zu tun. Es gibt eine Publizitätsrichtlinie und eine Transparenzrichtlinie von 2003 bzw. 2004 der EU, die in nationales Gesetz der Mitgliedstaaten umgesetzt werden musste. In der Bundesrepublik wurde daraufhin (2006) das (Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister, das EHUG geschaffen. Danach müssen die vollständigen Gesellschafterangaben auf Geschäftsbriefen angegeben werden. Auf Grundlage dieses Gesetzes wurden die entsprechende handelsrechtlichen Vorschriften angepasst.

Die Mindestangaben ist den jeweiligen handelsrechtlichen Vorschriften zu entnehmen. In Betracht kommen hier  § 37a HGB, § 80 Abs. 1 Satz 1 AktG, § 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG.

Die Pflichtangaben müssen gemacht werden von

  • Einzelkaufleuten (§ 37a HGB)
  • Ofene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
  • Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
  • Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), vgl. § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG)
  • Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).
  • Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a GenossenschaftsG

Aber auch über § 2 DL-InfoV beim Handelsverkehr können sich Informationspflichten ergeben.

Zu den Geschäftsbriefen gehören auch E-Mails. Daher müssen diese Angaben in der Signatur enthalten sein. Das betrifft alle Unternehmen die im Handels-oder Genossenschaftsregister eingetragen sind, sowie auch „kleine“ Gewerbetreibende. Ein Geschäftsbrief liegt dann z.B. vor, wenn es um externe Kommunikation geht. Also E-Mails, Bestellbestätigungen per E-Mail, Newsletter.

D.h, eine E-Mail-Signatur muss demnach folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
  • Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“ bzw. „e.K.“ oder „e.Kfm“, „eingetragene Kauffrau bzw. „e.Kfr.“, „offene Handelsgesellschaft“ bzw. „OHG“, „Kommanditgesellschaft“ bzw. „KG”),
  • Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
  • das Registergericht
  • die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister (wenn vorhanden) eingetragen ist
  • bei Kapitalgesellschaften müssen auch die Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden benannt werden.

Fehlt das, liegt ein Verstoß gegen Marktverhaltensregelungen vor die nach dem „Gesetz gegen den Unlauteren Wettbewerb“ (UWG) in Einzelfällen auch abgemahnt werden können unter dem Gesichtspunkt der „Irreführung“ (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5a Abs. 3 Nr. 2 UWG).

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