Archivierung von E-Mails nach handelsrechtlichen, steuerrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben

In Deutschland bestehen zahlreiche gesetzliche Vorgaben – Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) – die Unternehmen zur Archivierung des geschäftlichen Schriftverkehrs verpflichten. Auch E-mails gehören dazu- wenn sie Handelsbriefe (§ 238 Abs. 2 HGB) sind oder einen steuerrechtlichen Bezug haben(§ 147 AO).

Welche E-Mails muss man aufbewahren?

Eine E-Mail entspricht einem Handelsbrief, wenn sie der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens oder Behörde dient. Dazu gehören also alle E-Mails, die die Vorbereitung, den Abschluss, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben.

Zusätzlich müssen alle E-Mails archiviert werden, welche einen steuerrechtlichen Bezug aufweisen (§ 147 AO). Dazu gehören: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dementsprechend muss der komplette E-Mail-Verkehr, der eine geschäftliche Relevanz hat, geordnet archiviert werden.

Geschäftlich relevant sind:

• E-Mails, über die durchgeführten und abgeschlossenen Geschäfte (z.B. Auftragsbestätigungen, Verträge und Rechnungen),
• sowie E-Mails, die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben (z.B. Reklamationsschreiben und Auftragsänderungen)

E-Mails mit solchen Inhalten sollten Sie also unbedingt aufbewahren.

Wie sollten man E-Mails archivieren?

Es gibt keine konkreten Vorgaben für die Speicherung und Katalogisierung geschäftlicher E-Mails. Trotzdem gibt es einige Kriterien, die man einhalten sollte. Wichtig ist vor allem die Vollständigkeit, Richtigkeit, Unveränderlichkeit und Ordentlichkeit der Handelsbücher und sonstiger erforderlichen Aufzeichnungen. Sie müssen so aufgeführt werden, dass sie jederzeit nachvollziehbar und manipulationssicher sind. Insoweit sind die Grundzüge der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen wie Integrität, Vertraulichkeit, Verfügbarkeit (Art.32 DSGVO) identisch.

Wie lange muss man E-Mails archivieren?

Nach § 147 AO sind E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufen sind, in der Regel sechs Jahre aufzubewahren.

Etwas anderes gilt demgegenüber für E-Mails, die Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder Lageberichte enthalten. Solche E-Mails müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.

Daneben gilt aus dem Datenschutzrecht der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Absatz 1e) DSGVO). D.h., Sie dürfen E-Mails mit personenbezogenen Daten vom Grundsatz her aber auch nicht länger als die gesetzlichen Vorgaben aufbewahren.